Tw-city.info

IT Новости
10 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Автоматическое сохранение excel

Автосохранение в excel — как работает функция, примеры

В процессе работы с Microsoft Office Excel требуется постоянно сохранять документ. Это нужно для защиты от потери данных из-за ошибки программы или сбоя персонального компьютера. Таким образом, пользователь спасает результаты своего труда. Однако редактор позволяет автоматизировать данный процесс, и сегодня рассмотрим, как работает автосохранение в excel.

Активация

Чтобы включить эту полезную функцию, необходимо проделать следующие действия:

  1. Для редактора 2010 и 2016 годов нажимаете Файл и выбираете Параметры, а для серии 2007 года ищете кнопку Office в верхнем левом углу документа.

  1. Новое окно содержит настройки excel. Слева выбираете строку Сохранение.

  1. Справа отображаются возможности инструмента, которые позволяют настроить автосохранение. Время между сохранениями в 10 минут можно изменить на любое другое. Если компьютер мощный, ставьте одну минуту, а если характеристики машины средние, то остановите свой выбор на интервале в пять минут. Чуть ниже отображаются пути файловой системы, куда сохраняет excel восстановленные документы.

На заметку! Чтобы можно было быстрее найти файлы, есть возможность изменить папку автоматического сохранения. Место расположения документов по умолчанию можно также изменить.

Открытие

Чтобы открыть рабочую книгу после сбоя, достаточно снова зайти в excel. При этом слева высветится новое поле, в котором будут отображены доступные для восстановления документы.

Если редактор ничего не предлагает, то попробуйте посмотреть внутри файловой системы компьютера в той папке, которая указана в настройках.

Важно! В папку сохраняются только резервные копии документов после аварийных остановок работы. При ручном сохранении на жестком диске компьютера для восстановления ничего не остается.

Однако не стоит полностью полагаться на редактор. Иногда автосохранение не работает. Это может случиться, когда компьютер проводит сложные вычисления и оперативная память перегружена. В этом случае просто не хватает мощности для создания резервной копии и функция не срабатывает. Поэтому рекомендуем перед началом обработки больших массивов данных провести ручное сохранение при помощи горячих клавиш Ctrl+S.

Как видите, настроить функцию автосохранения не трудно. Она позволяет забыть о постоянном закреплении внесенной информации вручную. Однако программа несовершенна, поэтому перед важными расчетами стоит самому сохранить документ. Стоит также отметить, что функция автоматического сохранения реализована также и в excel 2003 года выпуска.

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

Применение функции автосохранения в Excel

Начиная с далеких 90-х годов прошлого века, во все приложения комбайна для работы с документами Microsoft Office была встроена функция автосохранения, через определенные промежутки времени сохраняющая текст, таблицу или презентацию в автоматическом порядке. Это очень удобно, особенно если вы работаете за стационарным компьютером или ноутбуком, и внезапно в квартире или офисе пропадает свет. При работе с документом вы явно не будете сохраняться каждую минуту, поэтому автосохранение является критически важной и необходимой составляющей любого программного продукта. В этой статье разговор пойдет о том, как работает функция автосохранения в табличном редакторе Excel.

Функция автосохранения в Excel 2016, 2013, 2010, 2007

В большинстве версий современного Экселя настройки автосохранения скрыты в недрах главного меню. Так, в Excel 2016, 2013 и 2010 нужно обратиться в раздел меню «Файл» и выбрать категорию «Параметры».

На открывшейся форме «Параметры Excel» перейдем в раздел «Сохранение» и подробней изучим доступные здесь опции.

Читать еще:  Создание табличного документа в excel

Поле «Сохранять файлы в следующем формате» отвечает за совместимость форматов, используемых при автосохранении. Выбрав одно из доступных здесь расширений, вы тем самым зададите целевой результирующий формат для всей функции.

Следующее поле «Автосохранение каждые … мин» позволяет задать интервал, через который автосохранение будет срабатывать. Чем меньше будет этот временной промежуток, тем более частыми будут сохранения в фоновом режиме. Минимальный интервал составляет 1 минуту. Данное поле является важнейшим среди всех остальных, поскольку отвечает за работу всей функции в целом. Если эту галочку убрать, то автосохранение не будет задействовано совсем.

Но где же эти файлы будут сохраняться? За это отвечает элемент «Каталог данных для автовосстановления». Изучив или указав представленный тут каталог, вы получите абсолютный путь, по которому сохраненные файлы будут доступны.

Остальные настройки не имеют большого значения, поэтому на них мы особо останавливаться не будем.

В Excel 2007 все пункты меню имеют абсолютно идентичные названия, кроме названия вкладки ленты, служащей для доступа к настройкам. Здесь вам придется нажать на пиктограмму Office, а не на меню «Файл».

Применение и настройки функции автосохранения в Excel 2003

В ранних версиях Экселя для доступа к настройкам стоит обратиться к разделу «Сервис» — «Параметры».

В открывшейся форме откройте вкладку «Сохранение». Именно здесь сосредоточены все возможности для кастомизации параметров данной фичи.

Как и в более поздних версиях Экселя, поле «Сохранять данные для автовосстановления каждые … мин» отвечает за временной промежуток, через который данные будут сохраняться на жестком диске, а также соответствует возможности включения и отключения всей функции в целом. В свою очередь, поле «Каталог данных для автовосстановления» позволяет определить папку, где сохраненные файлы будут храниться, и где их всегда можно найти.

Функция автосохранения невероятно полезна и востребована, благодаря чему разработчики переносят ее из одной версии Экселя в другую практически без изменений.

Видеоинструкция

Применение функции автосохранения в Excel

Начиная с далеких 90-х годов прошлого века, во все приложения комбайна для работы с документами Microsoft Office была встроена функция автосохранения, через определенные промежутки времени сохраняющая текст, таблицу или презентацию в автоматическом порядке. Это очень удобно, особенно если вы работаете за стационарным компьютером или ноутбуком, и внезапно в квартире или офисе пропадает свет. При работе с документом вы явно не будете сохраняться каждую минуту, поэтому автосохранение является критически важной и необходимой составляющей любого программного продукта. В этой статье разговор пойдет о том, как работает функция автосохранения в табличном редакторе Excel.

Функция автосохранения в Excel 2016, 2013, 2010, 2007

В большинстве версий современного Экселя настройки автосохранения скрыты в недрах главного меню. Так, в Excel 2016, 2013 и 2010 нужно обратиться в раздел меню «Файл» и выбрать категорию «Параметры».

На открывшейся форме «Параметры Excel» перейдем в раздел «Сохранение» и подробней изучим доступные здесь опции.

Поле «Сохранять файлы в следующем формате» отвечает за совместимость форматов, используемых при автосохранении. Выбрав одно из доступных здесь расширений, вы тем самым зададите целевой результирующий формат для всей функции.

Следующее поле «Автосохранение каждые … мин» позволяет задать интервал, через который автосохранение будет срабатывать. Чем меньше будет этот временной промежуток, тем более частыми будут сохранения в фоновом режиме. Минимальный интервал составляет 1 минуту. Данное поле является важнейшим среди всех остальных, поскольку отвечает за работу всей функции в целом. Если эту галочку убрать, то автосохранение не будет задействовано совсем.

Читать еще:  Что такое функция впр в excel

Но где же эти файлы будут сохраняться? За это отвечает элемент «Каталог данных для автовосстановления». Изучив или указав представленный тут каталог, вы получите абсолютный путь, по которому сохраненные файлы будут доступны.

Остальные настройки не имеют большого значения, поэтому на них мы особо останавливаться не будем.

В Excel 2007 все пункты меню имеют абсолютно идентичные названия, кроме названия вкладки ленты, служащей для доступа к настройкам. Здесь вам придется нажать на пиктограмму Office, а не на меню «Файл».

Применение и настройки функции автосохранения в Excel 2003

В ранних версиях Экселя для доступа к настройкам стоит обратиться к разделу «Сервис» — «Параметры».

В открывшейся форме откройте вкладку «Сохранение». Именно здесь сосредоточены все возможности для кастомизации параметров данной фичи.

Как и в более поздних версиях Экселя, поле «Сохранять данные для автовосстановления каждые … мин» отвечает за временной промежуток, через который данные будут сохраняться на жестком диске, а также соответствует возможности включения и отключения всей функции в целом. В свою очередь, поле «Каталог данных для автовосстановления» позволяет определить папку, где сохраненные файлы будут храниться, и где их всегда можно найти.

Функция автосохранения невероятно полезна и востребована, благодаря чему разработчики переносят ее из одной версии Экселя в другую практически без изменений.

Видеоинструкция

Автосохранения в Microsoft Office 2016

Многие пользователи продукта Microsoft Office знают как важны автосохранения. Давайте рассмотрим ситуацию когда вы делаете большие документы набираете несколько листов текста в ворде или делаете сложные расчеты в экселе и программа зависает или просто закрывается по не понятным причинам. Или например у вас дома/на работе отключили свет а ИБП есть не у каждого, в следствии чего все ваши труды просто теряются. Да бы избежать подобных ситуаций лучше перед началом работы с Microsoft Office настроить автосохранение. Сделать это достаточно проста да же самый не опытный пользователь без труда сможет настроить автосохрание в ворде или экселе.

Как включить автосохранение в Word 2016

И так для того чтобы включить автосохранениянужно запустить программу и перейти на вклаадку Файл.

Далее выбрать из списка слева пункт Параметры.

В открывшемся окне Параметры Word нужно перейти на вкладку Сохранения Справа найти пункт Сохранение документов и поставить галочку на против Автосохрание каждые и выбрать интервал времени через который будет происходить автосохранение документов Word . Так же можно выбрать формат документа в котором он будет сохраняться.

Как включить автосохранение в Excel 2016

В Excele нужно проделать все те же шаги. Так же перейти на вкладку Файл зайти в параметры перейти в пункт Сохранение и включить автосохранеие для эксель.

Можно настроить разный интервал сохранения для Word и Excel скажем в ворде автосохранение будет происходить каждые 5 минут а в экселе 10 это очень удобно.

Как отключить автосохранения

Если вы не работает с большими документами и уверенны в работоспособности вашего компьютера то автосохрание можно отключить просто убрав галочку.

Настройка папки для автосохранения

Так же можно настроить папку для автосохранения. По умолчанию она находится в глубине системы и просто так до нее не добраться. По этому можно создать папку на рабочем столе и в программе указать путь к ней. Для этого необходимо зайти в настройки Microsoft Office и в пункте Каталог для данных автосохранение выбрать её.

Читать еще:  Автоматическая группировка в excel

Где найти автосохранения

Функция автосохранения поможет вам восстановить данные после сбоя или ошибки в продуктах Microsoft Office. По этому после правильного завершения работы с Word или Excel все сохраненные копии автоматически удаляться и соответственно найти автосохранения не удастся. Но если программа Microsoft Office закрылась в результате ошибки или сбоя то автосохарнения вы найдет в папке которую указали в программе.

Как настроить автосохранение в Excel

Кому в нашей стране не знакома ситуация: электричество в сети есть, а через секунду его нет, а источника бесперебойного питания и не было вовсе? А работали вы увлеченно, сохранять периодически результаты своего труда забывали. Или вы работали с несколькими окнами и машинально закрыли без сохранения то, в котором, как раз и было все самое важное. Печальный результат получается в любом случае. Как свести потери к минимуму, вы узнаете из этой статьи.

В любом приложении MS Office (в том числе и в Excel), начиная с самых ранних версий, имеется функция, позволяющая подстраховывать пользователя и сохранять его работу в автоматическом режиме (автосохранение). В некоторых случаях возникает желание изменить настройки функции. Действия пользователя в этом случае таковы:

  • выберите Файл (в более ранних версиях — офисную кнопку);
  • в Параметрах выберите Сохранение;
  • обратите внимание на периодичность автосохранения (на рисунке 5 минут) и на флажок у самой опции;
  • если вам нужна страховка не только от сбоя в питании, но и от собственноручного закрытия файла без сохранения, то установите флажок на соответствующую опцию и проверьте путь к автосохраненному файлу (тут вы сможете найти то, что забыли сохранить).

Чем чаще будет срабатывать автосохранение, тем за более короткий период возможна потеря данных. Но на процесс выделяется оперативная память и, если ваш компьютер чувствителен к этому, то слишком частое автосохранение будет раздражать кажущимся «зависанием» компьютера.

Если по каким-то соображениям вы не хотите оставить следов работы в Excel в виде автосохраненных копий, то в окне параметров можно выбрать файлы, которые должны быть исключениями.

Включение функции автосохранения обеспечивает вам восстановление всей рабочей книги (включая порядок следования, имена листов) в случае непреднамеренного некорректного завершения работы. Даже выделенными после восстановления будут те ячейки, с которыми вы работали в момент автосохранения. Просмотреть все сохраненные файлы вам будет предложено при следующей загрузке программы.

Из этого списка логично выбрать файл с самым поздним временем сохранения (хотя и не обязательно, можете вообще закрыть по очереди все файлы в списке).

Если вы не помните, что именно изменили в файле и не сохранили, то воспользуйтесь командой Показать восстановленные элементы.

Вы также вправе выбрать исходный файл (тот вариант, который был до автосохранения) из предложенного списка. После открытия выбранной копии вы можете сохранить файл обычным способом.

Не пренебрегайте настройками сохранения файлов. Это выручит вас в самых неожиданных ситуациях. А сведения из данной статьи помогут вам.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector
×
×