Tw-city.info

IT Новости
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как использовать автозаполнение в excel

Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

  1. Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

  • В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».
  • Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

    Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

    Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

      Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

    Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

  • Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.
  • Инструмент «Заполнить»

    В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

      Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

    Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

  • Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.
  • С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

      Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

  • Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
    • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
    • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
    • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
    • установить предельное значение (необязательный параметр).

    Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

    Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

  • Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.
  • Автозаполнение формулами

    Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

    Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

    Автозаполнение другими значениями

    Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

    Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

    Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

    Добавление собственных списков

    Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

      Делаем переход во вкладку «Файл».

    Читать еще:  Как напечатать выделенный фрагмент в excel

    Переходим в раздел «Параметры».

    Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

    В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

    Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

    После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

  • Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.
  • Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Как легко сделать автозаполнение в Excel

    Как включить / выключить функцию автозаполнения Excel

    Параметр автозаполнения в Microsoft Excel будет автоматически заполнять данные при вводе. Вы можете отключить или включить автозаполнение в любое время.

    Когда вы должны и не должны использовать автозаполнение?

    Эта функция полезна при вводе данных в таблицу, которая содержит много дубликатов. Когда автозаполнение включено, когда вы начинаете печатать, он автоматически заполняет остальную информацию из окружающего контекста, чтобы ускорить ввод данных.

    Допустим, вы вводите одно и то же имя, адрес или другую информацию в несколько ячеек. Без автозаполнения вам пришлось бы перепечатывать данные или копировать и вставлять их снова и снова, что тратит время.

    Например, если вы набрали «Иван Петров» в первой ячейке, а затем много других в следующих, например «Света» и «Степан», вы можете снова набрать «Иван Петров» намного быстрее, просто набрав «И» и затем нажмите Enter, чтобы Excel автоматически набрал полное имя.

    Тем не менее, автозаполнение не всегда хорошая функция. Если вам не нужно ничего дублировать, он все равно будет автоматически предлагать это каждый раз, когда вы начнете печатать что-то, что имеет ту же первую букву, что и предыдущие данные, что часто может быть скорее неприятностью, чем помощью.

    Включить / отключить автозаполнение в Excel

    Действия по включению или отключению автозаполнения в Microsoft Excel различаются в зависимости от используемой версии:

    В EXCEL 2019, 2016, 2013 И 2010

    1. Перейдите в меню «Файл» > «Параметры».
    2. В окне параметров Excel откройте Advanced слева.
    3. В разделе «Параметры редактирования» включите или отключите параметр «Включить автозаполнение» для значений ячеек в зависимости от того, хотите ли вы включить или отключить эту функцию.
    4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения и продолжить использование Excel.

    В EXCEL 2007

    Нажмите кнопку Office .

    Выберите «Параметры Excel», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Excel».

    Выберите Advanced на панели слева.

    Установите флажок рядом с полем « Включить автозаполнение для значений ячеек», чтобы включить или отключить эту функцию.

    Выберите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к рабочему листу.

    В EXCEL 2003

    Перейдите в Инструменты > Параметры в строке меню, чтобы открыть диалоговое окно Параметры .

    Выберите вкладку «Редактировать ».

    Включите / выключите автозаполнение с помощью флажка рядом с параметром Включить автозаполнение для значений ячеек.

    Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и вернуться на рабочий лист.

    Автозаполнение данных и формул

    1. Если ввести в ячейку A1 какое — либо число, подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик в нижнем правом углу ячейки) и удерживая левую кнопку мыши тянуть его вниз, то данные из ячейки A1 появятся на всем диапазоне, который Вы выделили маркером;

  • Для того чтобы создать последовательность типа 1,2,3…. Надо ввести единицу, а затем тянуть за маркер автозаполнения удерживая не только левую кнопку мыши, но и клавишу CTRL;
  • Введя в A1 – «1», а в A2 –«2», выделив их и перетягивая вниз за маркер заполнения мы получим последовательность 1,2,3,4,…, а дополнительно нажав на CTRL создадим чередующую последовательность
    1,2,1,2….;
  • Если после автозаполнения нажать на иконку, которая появится в правом нижнем углу, то можно заполнить изменять вид наполнения ячеек (например: только форматирование без значений, или наоборот);

  • Если при автозаполнении удерживать не левую, а правую клавишу, то откроется дополнительное меню в котором сможете более гибко настроить этот инструмент. Например, построить даты по рабочим дням;
  • Заполнить одинаковыми данными целый столбец проще простого, если до этого уже создавался подобный столбец слева. (пусть даже с другими значениями).
    Вводим значение в первую строку и дважды щелкаем левой кнопкой мыши по маркеру. Ячейки заполнятся самостоятельно ровно на столько же строк, сколько их в первом столбце;

  • Для того, чтобы добавить n-ное количество строк, надо установить курсор на ячейку, под которой Вам необходимо пополнение. Подводим курсор мыши к маркеру автозаполнения. После этого нажимаем SHIFT, что преобразит маркер в фигуру с двумя направленными стрелками. Теперь удерживая левую кнопку мыши тянем курсор вниз, на то количество строк,
    которое нам необходимо вставить (при этом не отпускайте клавишу SHIFT);
  • Все знают, что если выделить две ячейки с числами и тянуть их на другие ячейки, то выстроится вереница чисел в арифметической прогрессии.
    Но оказывается, возможности эксель не ограничиваются одной только арифметической прогрессии. Можно довольно легко настроить нужную прогрессию.
    Причем, достаточно будет ввести только первое значение, затем подвести курсор мыши к правому нижнему углу до образования черного крестика. (вообщем, всё то же самое что и при обычном заполнении). Но тянуть ячейки
    вниз надо не левой, а правой кнопкой мыши!
    После этого появится контекстное меню, где надо выбрать последний пункт «прогрессия»
    А в появившемся окне можно выбрать вид прогрессии (арифметическая, геометрическая) шаг, предельное значение и т.д.
  • Если ввести слово «январь», то при помощи автозаполнения можно создать вереницу всех месяцев. Это же касается и дней недели;

  • Для того чтобы создать собственный список, который в последствии может быть использован при автозаполнении, выберите на ленте – Файл – Параметры – Дополнительно – кнопка Изменить списки…;
  • Если тянуть за маркер не сверху вниз, а снизу вверх, (или справа налево) то произойдет удаление данных.

    Автозаполнение ячеек в Excel

    Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013.

    Использование маркера автозаполнения в Excel

    Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

    1. Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.
    2. Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.
    3. Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

    Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel

    Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности.

    В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце.

    Мгновенное заполнение в Excel

    В Excel 2013 появилась новая опция Мгновенное заполнение, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя Ваше время и силы. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию вы вводите на листе.

    В примере ниже мы используем Мгновенное заполнение, чтобы создать список имен на основе существующего списка адресов электронной почты.

    1. Начните вводить данные на листе. Когда функция Мгновенное заполнение определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов.
    2. Нажмите Enter. Данные будут добавлены на лист.

    Чтобы отменить или изменить результат действия Мгновенного заполнения, нажмите на смарт-тег, который появится рядом с недавно добавленными значениями.

    ITGuides.ru

    Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

    Зачем нужна и как пользоваться функцией автозаполнения в Excel

    Работа в Excel не всегда может протекать гладко и быстро, поскольку о существовании специальных встроенных функций, которые могут облегчить ту или иную задачу, знает далеко не каждый пользователь. Одной из них является автозаполнение ячеек — удобная функция, которую внедрили разработчики в программу с целью исключить постоянные повторения тех или иных операций.

    Видео по созданию списков автозаполнения

    Понятие и способы использования

    Автоматическое заполнение в MS Office Excel представляет собой одну из основных функций в табличном процессоре, благодаря чему производится ввод необходимых данных в ячейки таблицы со значительно меньшими временными затратами, нежели это осуществлять вручную.

    Автозаполнение может быть знакомой процедурой для постоянных пользователей программы в качестве операции по выделению 2-х ячеек с последовательными числами и протягиванием курсора вниз до появления целой численной вереницы в арифметической прогрессии. Однако не всем известны другие, не менее полезные подобные функции Excel, поскольку программа не ограничивается лишь арифметической прогрессией. Несложно найти и пользоваться нужной прогрессией — после ввода первых значений, курсор мышки направляется к правому нижнему углу, но протягивает не левой, как обычно, кнопкой мышки вниз/вбок, а правой. Такие действия вызовут контекстное меню, где выбирается пункт «прогрессия», а затем подбирает необходимый ее вид.

    Таким образом, известно несколько основных способов автозаполнения в Excel:

    1. Простое протягивание левой кнопкой мышки на необходимое количество ячеек (фото 1). Его используют

    Автозаполнение ячеек можно сделать простым расширением выделенной области

    наиболее часто, но он не считается эффективным при заполнении больших массивов данных.

  • Двойным щелчком мышки по заполненному квадрату можно также добиться быстрого автозаполнения, только если близлежащие ячейки уже содержат информацию.
  • Автоматическое заполнение в Excel в режиме убывания. Процедура производится как обычная, но с точностью наоборот. К примеру, вводится в первые ячейки 30, 29 и курсором протягивается вниз.
  • Заполнение ячеек одинаковым значением.
  • Заполнение нечетными или четными значениями.
  • Мощность MS Excel в основном заключается в том, что осуществить автозаполнение можно не только простыми числовыми значениями, но и другими типами данных или формулами. К тому же есть возможность создавать индивидуальные списки, которые позволят пользователю не тратить каждый раз время на новый ввод тех же значений.

    Создание списков

    Очень часто пользователи по работе вынуждены ежедневно или ежемесячно создавать списки в Excel с одинаковой, к примеру, шапкой таблицы. Можно тратить каждый раз время на копирование шапки, а можно создать новый список, который будет использоваться регулярно. Для этого необходимо проделать следующее:

    • для программ 2003 года необходимо перейти в пункт «Сервис», после чего в «Параметры», «Вкладка» и «Списки»;
    • для пользователей программ 2007 года следует зайти в «Меню» — «Параметры» — «Вкладка» — «Изменить списки»;
    • для программ 2010 года — «Файл»-«Параметры»-вкладка дополнительно-кнопка — «Изменить списки».

    Пример создания списка для автозаполнения шапки таблицы с использованием мастера

    После этого следует найти пункт «Новый список» и навести мышкой на поле «Элементы списка», где и нужно будет занести через запятую необходимые наименования столбцов (фото 2). Нажимаем «Добавить» и радуемся маленькому, но полезному открытию.

    Еще можно использовать поле «Импорт списка из ячеек» посредством активации поля выбора, щелкнув курсором на нем. Определяем диапазон со значениями, из которых желаем создать список и жмем «Импорт». Так появится еще один нужный список из заданных ячеек.

    Автозаполнение — это далеко не единственная полезная и нужная функция такой программы Microsoft Office Excel и для познания всех ее «секретов» требуются стремление к знаниям, время и терпение. Удачи вам!

    Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

    Автозаполнение ячеек в excel – пошаговая инструкция

    Как известно, в Microsoft Office Excel можно создавать большие массивы данных и проводить с ними различные математические операции. Однако при заполнении ячеек однотипной информацией многие пользователи сталкиваются с проблемой монотонности и большого количества затраченного времени. В редакторе от Microsoft есть отдельная функция, позволяющая ускорить этот процесс, и сегодня разберемся, как сделать автозаполнение в excel.

    Маркером

    При выделении ячейки табличной области в правом нижнем углу находится штурвал в виде жирного черного квадратика. Если навести на него, то появится специальный крестик, так называемый маркер автозаполнения.

    Чтобы заполнить таблицу, тянете крестик вниз, зажав левую клавишу мыши, до нужного количества строк.

    На заметку! Если нужно заполнение по порядку, то нажимаете на кнопку Параметры автозаполнения и выбираете опцию Заполнить. Или одновременно с кнопкой мышки нажимаете на клавиатуре клавишу Ctrl.

    Формат заполнения ячеек зависит от содержимого. Текст будет просто повторяться, а числа можно как копировать, так и создавать последовательность.

    Функция «Заполнить»

    Автозаполнение ячеек можно сделать при помощи отдельного инструмента. Он находится на Главной вкладке Панели управления в блоке Редактирование.

    Рассмотрим принцип работы:

    1. Записываете данные в таблице.
    2. Выделяете диапазон заполнения.

    1. Нажимаете кнопку Заполнить, выбираете одно из четырех направлений и информация копируется в выбранную область построчно.

    Отдельно стоит отметить функцию Прогрессия:

    1. Выбираете нужную строчку из выпадающего списка инструмента заполнить.

    1. В появившемся диалоговом окне настраиваете параметры расположения, типа прогрессии, задаете шаг и вводите предельное значение.

    1. Получаете математическую последовательность чисел с заданными параметрами.

    На заметку! Если уже известен шаг прогрессии, то можно ввести первые два значения и воспользоваться маркером автозаполнения, остальное сделает программа.

    Заполнение с формулами

    В excel очень удобно проводить расчеты с использованием формул. Если таблица состоит из списка данных, которые нужно обработать с использованием математических функций, автозаполнение придет на помощь.

    1. Для одной ячейки задаете формулу.

    1. Заполняете ячейки, потянув за маркер вниз.

    1. Получаете результат расчетов формулой из первой ячейки со значениями слагаемых из других ячеек. Такой метод расчета называется относительным.

    Аналогичного результата можно достигнуть, если зафиксировать коэффициент при помощи значка доллара или нажатием клавиши F4. Такой расчет является абсолютным и формула примет следующий вид:

    Дополнительные функции

    Содержимое ячеек может быть разным, и принципы заполнения будут работать. Например, если поставить дату и протянуть вниз, получится столбец со строгой последовательностью дат. То же самое можно сделать с днями недели или месяцами. Помимо этого Excel распознает цифры в тексте и может увеличивать их значение на единицу и подобное.

    Более свежие версии Microsoft Excel 2013 и 2016 годов позволяют создавать свои собственные списки. Для этого необходимо зайти в настройки программы, выбрать строку Дополнительно, в правой части найти кнопку Изменить списки и создать свою последовательность.

    Как видите, автозаполнение используется при вводе значений, которые можно повторить или расположить по порядку. Этот инструмент очень помогает при работе с большими объемами данных и при однотипных расчетах, когда нужно посчитать результат для множества подобных ячеек.

    Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector