Tw-city.info

IT Новости
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать автозаполнение в excel

Как легко сделать автозаполнение в Excel

Как включить / выключить функцию автозаполнения Excel

Параметр автозаполнения в Microsoft Excel будет автоматически заполнять данные при вводе. Вы можете отключить или включить автозаполнение в любое время.

Когда вы должны и не должны использовать автозаполнение?

Эта функция полезна при вводе данных в таблицу, которая содержит много дубликатов. Когда автозаполнение включено, когда вы начинаете печатать, он автоматически заполняет остальную информацию из окружающего контекста, чтобы ускорить ввод данных.

Допустим, вы вводите одно и то же имя, адрес или другую информацию в несколько ячеек. Без автозаполнения вам пришлось бы перепечатывать данные или копировать и вставлять их снова и снова, что тратит время.

Например, если вы набрали «Иван Петров» в первой ячейке, а затем много других в следующих, например «Света» и «Степан», вы можете снова набрать «Иван Петров» намного быстрее, просто набрав «И» и затем нажмите Enter, чтобы Excel автоматически набрал полное имя.

Тем не менее, автозаполнение не всегда хорошая функция. Если вам не нужно ничего дублировать, он все равно будет автоматически предлагать это каждый раз, когда вы начнете печатать что-то, что имеет ту же первую букву, что и предыдущие данные, что часто может быть скорее неприятностью, чем помощью.

Включить / отключить автозаполнение в Excel

Действия по включению или отключению автозаполнения в Microsoft Excel различаются в зависимости от используемой версии:

В EXCEL 2019, 2016, 2013 И 2010

  1. Перейдите в меню «Файл» > «Параметры».
  2. В окне параметров Excel откройте Advanced слева.
  3. В разделе «Параметры редактирования» включите или отключите параметр «Включить автозаполнение» для значений ячеек в зависимости от того, хотите ли вы включить или отключить эту функцию.
  4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения и продолжить использование Excel.

В EXCEL 2007

Нажмите кнопку Office .

Выберите «Параметры Excel», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Excel».

Выберите Advanced на панели слева.

Установите флажок рядом с полем « Включить автозаполнение для значений ячеек», чтобы включить или отключить эту функцию.

Выберите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться к рабочему листу.

В EXCEL 2003

Перейдите в Инструменты > Параметры в строке меню, чтобы открыть диалоговое окно Параметры .

Выберите вкладку «Редактировать ».

Включите / выключите автозаполнение с помощью флажка рядом с параметром Включить автозаполнение для значений ячеек.

Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения и вернуться на рабочий лист.

Автозаполнение данных и формул

  1. Если ввести в ячейку A1 какое — либо число, подвести указатель мыши к маркеру заполнения (черный квадратик в нижнем правом углу ячейки) и удерживая левую кнопку мыши тянуть его вниз, то данные из ячейки A1 появятся на всем диапазоне, который Вы выделили маркером;

  • Для того чтобы создать последовательность типа 1,2,3…. Надо ввести единицу, а затем тянуть за маркер автозаполнения удерживая не только левую кнопку мыши, но и клавишу CTRL;
  • Введя в A1 – «1», а в A2 –«2», выделив их и перетягивая вниз за маркер заполнения мы получим последовательность 1,2,3,4,…, а дополнительно нажав на CTRL создадим чередующую последовательность
    1,2,1,2….;
  • Если после автозаполнения нажать на иконку, которая появится в правом нижнем углу, то можно заполнить изменять вид наполнения ячеек (например: только форматирование без значений, или наоборот);

  • Если при автозаполнении удерживать не левую, а правую клавишу, то откроется дополнительное меню в котором сможете более гибко настроить этот инструмент. Например, построить даты по рабочим дням;
  • Заполнить одинаковыми данными целый столбец проще простого, если до этого уже создавался подобный столбец слева. (пусть даже с другими значениями).
    Вводим значение в первую строку и дважды щелкаем левой кнопкой мыши по маркеру. Ячейки заполнятся самостоятельно ровно на столько же строк, сколько их в первом столбце;

  • Для того, чтобы добавить n-ное количество строк, надо установить курсор на ячейку, под которой Вам необходимо пополнение. Подводим курсор мыши к маркеру автозаполнения. После этого нажимаем SHIFT, что преобразит маркер в фигуру с двумя направленными стрелками. Теперь удерживая левую кнопку мыши тянем курсор вниз, на то количество строк,
    которое нам необходимо вставить (при этом не отпускайте клавишу SHIFT);
  • Все знают, что если выделить две ячейки с числами и тянуть их на другие ячейки, то выстроится вереница чисел в арифметической прогрессии.
    Но оказывается, возможности эксель не ограничиваются одной только арифметической прогрессии. Можно довольно легко настроить нужную прогрессию.
    Причем, достаточно будет ввести только первое значение, затем подвести курсор мыши к правому нижнему углу до образования черного крестика. (вообщем, всё то же самое что и при обычном заполнении). Но тянуть ячейки
    вниз надо не левой, а правой кнопкой мыши!
    После этого появится контекстное меню, где надо выбрать последний пункт «прогрессия»
    А в появившемся окне можно выбрать вид прогрессии (арифметическая, геометрическая) шаг, предельное значение и т.д.
  • Если ввести слово «январь», то при помощи автозаполнения можно создать вереницу всех месяцев. Это же касается и дней недели;

  • Для того чтобы создать собственный список, который в последствии может быть использован при автозаполнении, выберите на ленте – Файл – Параметры – Дополнительно – кнопка Изменить списки…;
  • Если тянуть за маркер не сверху вниз, а снизу вверх, (или справа налево) то произойдет удаление данных.

    Автозаполнение ячеек в Microsoft Excel

    Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

    Работа автозаполнения в Эксель

    Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

    То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

    Автозаполнение ячеек числами

    Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

    1. Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

    Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

  • В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».
  • Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

    Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

    Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

      Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

    Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

  • Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.
  • Инструмент «Заполнить»

    В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

      Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

    Читать еще:  Логические функции в excel

    Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

  • Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.
  • С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

      Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

  • Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
    • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
    • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
    • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
    • установить предельное значение (необязательный параметр).

    Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

    Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

  • Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.
  • Автозаполнение формулами

    Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

    Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

    Автозаполнение другими значениями

    Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

    Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

    Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

    Добавление собственных списков

    Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

      Делаем переход во вкладку «Файл».

    Переходим в раздел «Параметры».

    Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

    В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

    Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

    После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

  • Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.
  • Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    MS Excel 2007: Автозаполнение ячеек. Форматирование ячеек

    • Автоматическое повторение элементов, уже введенных в столбец
    • Заполнение данными с помощью маркера заполнения
    • Заполнение активной ячейки содержимым смежной ячейки
    • Заполнение ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков
    • Пользовательский список автозаполнения
    • Выбор формата отображения значения в ячейке
    • Выравнивание данных
    • Установка параметров шрифта
    • Обрамление выделенного диапазона и заливка

    Задания для самостоятельной работы

    Автозаполнение ячеек

    Автоматическое повторение элементов, уже введенных в столбец

    Если несколько первых символов, введенных в ячейку, совпадают с символами, которые уже имеются в этом столбце, то MS Excel автоматически подставляет недостающую часть символов. Автоматическое завершение выполняется только тогда, когда запись состоит из текста или текста и чисел. Эта функция не используется для записей, полностью состоящих из чисел, дат или времени. Данная команда позволяет быстро редактировать и заполнять таблицу.

    Если необходимо чтобы запись полностью совпадала, то, как только она появилась в ячейке, нужно нажать клавишу Enter. Если запись нужна не полностью, то дойдя до нужного символа нажать клавишу Backspace (рис. 3.1).

    Рис. 3.1. Автоматическое завершение

    Заполнение данными с помощью маркера заполнения

    Для заполнения ячеек данными MS Excel может автоматически продолжать ряд чисел, комбинаций чисел и текста, дат и времени по заданному образцу. Для быстрого заполнения ячеек данными нужно выделить диапазон ячеек и переместить маркер заполнения нужную сторону (т.е. заполняется строка или столбец).

    После перемещения маркера заполнения отображается кнопка Параметры автозаполнения в виде квадратика, с помощью которой можно выбрать параметры заполнения выделенного диапазона ячеек. Так, для заполнения только форматов ячеек (установленное начертания, тип, размер, цвет шрифта) необходимо выбрать вариант Заполнить только форматы (Рис. 3.3.а), для заполнения только содержимого ячейки — вариант Заполнить только значения (Рис. 3.3.б), для копирования данного диапазона – Копировать ячейки (Рис. 3.3.в).

    Рис. 3.3 Выбор команд с помощью маркера заполнения

    Заполнение активной ячейки содержимым смежной ячейки

    Для заполнения смежных ячеек необходимо выделить пустые ячейки, захватывая в выделении и ячейку с данными, снизу, справа, сверху или слева от ячейки, которая содержит данные для заполнения. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Заполнить, а затем в открывшемся списке команду Вниз, Вправо, Вверх или Влево (рис. 3.4).

    Примечание . Для быстрого заполнения ячейки данными из ячейки, которая находится сверху или слева, можно воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl+D или Ctrl+R.

    Рис. 3.4. Команда Заполнить

    Заполнение ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков

    С помощью маркера заполнения можно быстро заполнить диапазон ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков, таких как дни недели, месяцы или годы. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

    • ввести начальное значение в ячейку
    • ввести значения в следующие ячейки, чтобы задать образец заполнения
    • выделить заполненные ячейки

    Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5. в первые две ячейки нужно ввести значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8. – последовательность 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2. то вторую ячейку можно оставить пустой.

    — перетащить маркер заполнения по диапазону (до нужной ячейки), который нужно заполнить.

    Примечание . Для заполнения в порядке возрастания необходимо перетащить маркер вниз или вправо. Для заполнения в порядке убывания – вверх или влево.

    Если начальным значением является дата, например, «янв.13», то для получения ряда, состоящего из названия месяцев в том же формате, нужно выбрать команду Прогрессия из меню Заполнить группы Редактирование вкладки Главная (рис. 3.5.) и в появившемся диалоговом окне поставить в поле Единицы переключатель напротив значения месяц.

    Читать еще:  Как вставить фотографию в excel

    Рис. 3.5.Диалоговое окно Прогрессия

    Пользовательский список автозаполнения

    Чтобы упростить ввод определенных последовательностей данных можно создать пользовательские списки автозаполнения. Такой список создается на основе уже имеющегося на листе списка или вводится вручную.

    Примечание . Пользовательский список может состоять только из текста или текста в сочетании с числами. Для того чтобы создать пользовательский список, состоящий только из чисел, сначала необходимо создать список чисел в текстовом формате.

    Чтобы создать список из существующего необходимо выделить на листе диапазон ячеек, которые требуется включить в список автозаполнения. Нажать кнопку MS Office и выбрать команду Параметры Excel. В появившемся диалоговом окне выбрать группу Основные, а в ней в области Основные параметры работы с Excel нажать кнопку Изменить списки.

    В диалогом окне Списки (рис. 3.6) нажать кнопку Импорт (в данном поле указываются адреса ячеек, которые включены в список). Элементы списка автоматически добавятся в виде нового списка. По завершению нажмите кнопку Ок.

    Рис. 3.6. Диалоговое окно Списки

    Чтобы создать новый список, так же его можно ввести в поле Элементы списка диалогового она Списки. Каждый элемент отделяется друг от друга нажатием на клавишу Enter. Затем нажать на кнопку Добавить и он отразиться в виде списка в поле Списки.

    Для удаления списка нужно его выделить в диалоговом окне Списки и нажать кнопку Удалить. Подтвердить удаление и нажать кнопку Ок.

    Форматирование ячеек

    Для форматирования ячеек: выбор формата данных в ячейке, размещение текста в ячейке, установки типа, размера, цвета шрифта, оформление границ ячейки или таблицы, команда заливки – используются команды вкладки Главная групп Шрифт, Выравнивание, Число или диалоговое окно Формат ячеек.

    Выбор формата отображения значения в ячейке

    В предыдущей лекции рассматривался вопрос о типах данных: текст, число, формула. С помощью Числовых форматов можно указывать какие значения принимают данные в ячейке, например, денежный формат (2,00р. или $ 2,00), дата (15.07.13 или 15 июля 2013 г.), процентный (20,00%) и другие. Также для каждого формата устанавливаются свои параметры Для этого можно вызвать на экран диалоговое окно Формат ячеек (рис. 3.7) или воспользоваться командами группы Число вкладки Главная (рис. 3.8).

    Рис. 3.7. Диалоговое окно Формат ячеек: Число

    Рис. 3.8. Команды группы Число вкладки Главная

    Помимо команд, относящихся к формату данных, в данной группе можно установить формат с разделителями (разделение разрядности, например, 2 000), увеличить / уменьшить разрядность (количество знаков после запятой, например, 2,35346 – при уменьшении разрядности до одного знака получится 2,4).

    Выравнивание данных

    Для выравнивания данных можно использовать команды группы Выравнивание вкладки Главная или команды диалогового окна Формат ячеек: выравнивание (рис. 3.9). В области выравнивание указывается расположение данных относительно ячейки по горизонтали и вертикали; в области отображение Переносить по словам можно заполнить данные ячейки в несколько строк, Автоподбор ширины – изменить размер шрифта, если данные оказались больше ширины ячейки, Объединение ячеек – из нескольких ячеек делает одну; в области Ориентация можно указать на какой угол нужно повернуть текст.

    Рис. 3.9 Диалоговое окно Формат ячеек: Выравнивание

    Установка параметров шрифта

    С помощью команд группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячеек: Шрифт (рис. 3.10) можно изменить тип, размер, начертание, цвет шрифта. С помощью команд Надстрочный и Подстрочный в поле Видоизменения устанавливаются верхний (t о ) и нижний (t о ) индексы.

    Рис. 3.10 Диалоговое окно Формат ячеек: Шрифт

    Обрамление выделенного диапазона и заливка

    На рабочем листе границы таблицы представлены в виде серых линий, которые не выводятся при печати. Для установления нужных границ к созданной таблице применяется обрамление с помощью команды Границы группы Шрифт вкладки Главная. Предварительно выделенную таблицу в MS Excel можно обрамить рамкой и залить ячейки различным цветом.

    Предварительно выделив таблицу, в диалоговом окне Формат ячеек: Границы (рис.3.11) можно выбрать тип линии, установить цвет, а затем в области Отдельные указать с помощью мыши только те границы, которые следует установить для таблицы.

    Рис. 3.11 Диалоговое окно Формат ячеек: Границы

    Для заливки ячейки или группы ячеек используется команда Заливка из группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячейки: Заливка. В последнем можно указать тип узора заливки и его цвет.

    Задания для самостоятельной работы

    1. Запустите программу MS Excel.

    2. Создайте пользовательский автоматический список, состоящих из любых 4 элементов (например, времен года – зима, весна, лето, осень).

    3. Оформите пользовательский список на листе 1.

    4. Переименуйте лист 2 в Факторы.

    5. Оформите таблицу по образцу, учитывая расположение текста в ячейках, начертание, установленные границы к таблице:

    6. Для данной таблице установите тип шрифта Arial; размер шрифта – 12, цвет – синий.

    7. Поверните текст в ячейке В3 на 90 о .

    8. На листе 3 создайте произвольную таблицу, в которую включены такие поля как Дата (установите нужный формат), Числовой (установите нужный формат, например, числовой с

    указанием два знака после запятой, денежный, процентный). Установите границы к данной таблице и скопируйте ее на лист 1.

    9. Сохраните данный файл под именем Форматирование.

    10. Закройте программу.

    СДЕЛАЙТЕ ДОБРОЕ ДЕЛО, ПОДЕЛИТЕСЬ С ДРУЗЬЯМИ

    Автозаполнение ячеек в Excel

    Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013.

    Использование маркера автозаполнения в Excel

    Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

    1. Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.
    2. Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.
    3. Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

    Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel

    Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности.

    В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце.

    Мгновенное заполнение в Excel

    В Excel 2013 появилась новая опция Мгновенное заполнение, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя Ваше время и силы. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию вы вводите на листе.

    В примере ниже мы используем Мгновенное заполнение, чтобы создать список имен на основе существующего списка адресов электронной почты.

    1. Начните вводить данные на листе. Когда функция Мгновенное заполнение определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов.
    2. Нажмите Enter. Данные будут добавлены на лист.

    Чтобы отменить или изменить результат действия Мгновенного заполнения, нажмите на смарт-тег, который появится рядом с недавно добавленными значениями.

    dvorkin

    Личный блог и сайт обо всем на свете

    7 хитростей чтобы сделать вас экспертом Excel

    Программы для работы с электронными таблицами, такими как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и оперирования данными. Вот некоторые приемы и парочка хитростей, которые сделают ваш ввод данных в электронную таблицу более удобным и быстрым.

    Читать еще:  Excel неверно считает сумму

    1. Переход указателя к нужной ячейке во время ввода данных.

    Excel автоматически перемещает указатель в следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает, особенно, если вы хотите добавить данные в следующий столбец в строке, а не ниже. Чтобы изменить это поведение, используйте окно настроек Excel.

    Выберите: Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Параметры правки. Поставьте флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» и в соответствующем раскрывающемся списке выберите то направление, которое вам больше подходит в данный момент.

    Совет: При отключении флажка, клавиши со стрелками можно использовать для управления перемещением указателя. Например, если вы вводите данные в строке, нажмите клавишу со стрелкой вправо, а не Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в той же строке.

    2. Храните данные в таблицах данных:

    Таблица Excel является сеткой из строк и столбцов. При добавлении данных в Excel, он интуитивно не использует таблицы данных. Однако таблицы данных Excel являются простым и мощным инструментом. Они помогают легко добавлять больше строк и столбцов, не беспокоясь об обновлении ссылок формул, опций, настроек фильтров и т.д. Таблицы данных сами позаботятся о форматировании.

    Для добавления таблицы данных Excel, выберите диапазон ячеек, содержащих данные, и нажмите на кнопку Таблица, находящуюся во вкладке «Вставка» на ленте или нажмите сочетание клавиш «CTRL + T».

    Несколько хитростей таблиц данных:

    • Таблицы данных вставляются со своим собственным набором фильтров данных и параметром сортировки по умолчанию. Без таблиц данных Excel допускает только один набор фильтров на листе. Однако если рабочий лист имеет более одной таблицы, то каждая таблица может иметь свои собственные фильтры и параметры сортировки.
    • Формулы внутри таблицы данных могут использовать осмысленные имена заголовков вместо использования ссылок на ячейки. Кроме того, при добавлении или удалении строк не нужно беспокоиться об обновлении ссылок.
    • С помощью структурированных ссылок, вычисления внутри столбцов становятся очень простыми. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу внутри остальной части ячеек в столбце.
    • Таблицы данных могут быть отформатированы одним кликом мыши по пункту «Стили» во вкладке «Конструктор».
    • Повторяющиеся данные могут быть удалены из таблиц данных одним кликом мыши по пункту «Удалить дубликаты» во вкладке «Конструктор» на ленте.
    • Таблицы данных могут быть преобразованы обратно в диапазон одним кликом мыши по кнопке «Преобразовать в диапазон» во вкладке «Конструктор».
    • Таблицы данных могут быть экспортированы в список SharePoint так же одним кликом мыши по кнопке «Экспорт» во вкладке «Конструктор».
    • Таблицы данных можно суммировать, добавив итоговую строку, поставив флажок в чек-боксе «Строка итогов» во вкладке «Конструктор».

    Ввод данных с помощью форм

    После того, как Таблицы данных созданы на рабочем листе, формы обеспечивают возможность ввода данных в этих таблицах, используя специальное диалоговое окно. Для добавления кнопки формы на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:

    Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа

    Выберите из списка пункт Другие команды. Выберите Все команды из выпадающего списка. Чуть ниже найдите Форма в большом списке и выделите его

    Нажмите кнопку Добавить, и этот пункт должен добавиться в панель быстрого доступа после нажатия на кнопку ОК

    Для того, чтобы получить доступ к диалоговому окну форм, просто выберите таблицу данных на рабочем листе и нажмите на добавленную кнопку из панели быстрого доступа.

    В этом диалоговом окне есть следующие кнопки:

    • Добавить: Добавляет новую запись в таблицу данных
    • Удалить: Удаляет отображаемую запись из таблицы данных
    • Вернуть: Восстановление изменений, внесенных в таблицу данных
    • Назад / Далее: Находит записи, указанные в поле Критерии
    • Критерии: Получение данных, которые удовлетворяют критериям набора
    • Закрыть: Закрывает диалоговое окно

    4. Проверка данных с помощью раскрывающегося списка:

    Создание раскрывающегося списка и обеспечение ввода данных с его использованием гарантирует, что целостность данных всегда будет в порядке. Для создания раскрывающегося списка:

    • Введите список элементов в диапазоне.
    • Выделите ячейку, которая будет содержать выпадающий список
    • Выберите вкладку Данные на ленте -> Работа с данными -> Проверка данных.
    • В диалоговом окне Проверка вводимых значений, перейдите на вкладку Настройки.
    • В раскрывающемся списке Тип данных, выберите Список.
    • В поле Источник укажите диапазон, содержащий нужные вам элементы.

    Совет: Если в раскрывающемся списке мало данных, то вы можете ввести значения непосредственно в поле Источник, разделенные запятыми.

    5. Автозамены для ввода данных:

    Автозамена по умолчанию подразумевает такие полезные вещи, как написание предложений с заглавной буквы, или исправление случайного нажатия Caps Lock. Кроме того, можно настроить Автозамену создавая сокращения для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую аббревиатуру: «гос» для «государство».

    Для того чтобы добраться до Параметров автозамены, нажмите на Файл -> Параметры -> Правописание -> Параметры автозамены. В качестве альтернативы можно воспользоваться сочетанием клавиш: ALT + T + Т.

    Автозамена несколько хитростей:

    • Чтобы добавить новую автозамену, введите заменяемый текст в поле Заменять и введите замещающий текст, который будет в поле На, а затем нажмите кнопку Добавить.
    • Чтобы удалить автозамену найдите ее в списке автозамен и нажмите кнопку Удалить.
    • Чтобы отменить сработавшую автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
    • Для совместного использования автозамен с вашими друзьями или коллегами, просто найдите файл *.acl на своем компьютере и скопируйте его на компьютер друга или коллеги.
    • Excel преобразует адрес электронной почты или записи веб URL в гиперссылки с использованием автозамены. Чтобы изменить автоматическое преобразование текста в гиперссылку, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите Ctrl + Z) после того, как вы вводите текст. Гиперссылка исчезнет, но текст, который вы ввели останется неизменным. Чтобы полностью отключить эту функцию, снова перейдите в раздел Параметры автозамены -> Нажмите на вкладку: Автоформат при вводе -> уберите флажок: «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».

    6. Автозаполнения для автоматизации ввода данных:

    Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текста в ячейку и Excel автоматически завершит запись, основываясь на других записях, которые вы уже сделали в этом же столбце. Это помогает не только уменьшить процесс набора текста, но и согласует введение данных.

    Автозаполнение несколько хитростей:

    • Автозаполнение работает только на смежной ячейке, поэтому не оставляйте пустых строк, чтобы в полной мере использовать автозаполнение
    • Автозаполнение изменяет регистр букв автоматически
    • Если столбец содержит несколько вхождений записи, которые соответствуют первым нескольким вводимых вами символам, то автозаполнение не сработает пока ваша запись не станет соответствовать хотя бы одному из них полностью.
    • Вы можете получить доступ к автозаполнению, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке и выбрав пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Также вы можете получить доступ к этому же раскрывающемуся списку с помощью горячей клавиши: Shift + F10.

    7. Аудиокоррекция (работает, к сожалению, только с английским текстом и числами)

    Excel имеет удобный инструмент для преобразования текста в речь, который способен считывать содержимое ячейки по мере их ввода. Кроме того, он также может считывать определенный диапазон ячеек.

    Чтобы добавить эту функцию на панель инструментов быстрого доступа, нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа, выберите пункт Другие команды из списка, выберите Все команды из выпадающего списка. Добавьте все команды, начинающиеся с «Проговаривать», нажав на Добавить.

    Чтобы прочесть диапазон ячеек, выберите нужный диапазон ячеек и нажмите на кнопку Проговорить ячейки. Вы можете изменить порядок чтения, нажав на «Проговаривать ячейки по строкам» или «Проговаривать ячейки по столбцам». Если вы хотите чтобы текст проговаривался по мере ввода, нажмите на кнопку «Проговаривать ячейки после ввода».

    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты 220 Вольт
    Adblock
    detector
    ×
    ×