Tw-city.info

IT Новости
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сохранить excel

Сохранение таблиц в Экселе

Записывание таблиц Эксель в компьютер называется сохранение . Это такой процесс, при котором мы делаем из таблицы файл и вносим его на Локальный диск. Потом файл с таблицей можно открыть на компьютере, перенести на флешку, отправить по интернету.

Как сохранить таблицу Excel

1 . Нажмите на надпись «Файл» в левом верхнем углу программы.

Если такой надписи нет, щелкните по круглой кнопке с цветными квадратами. Она тоже находится в левом верхнем углу Экселя.

2 . Из списка выберите пункт «Сохранить как».

3 . Откроется небольшое окно. Через него нужно выбрать место на компьютере, куда следует записать таблицу. Сделать это можно через левую часть.

Покажу на примере. Допустим, я хочу сохранить таблицу в Локальном диске D, в папке «Отчеты». Значит, через левую часть окна выбираю «Этот компьютер» (Компьютер) и открываю Локальный диск D.

Затем открываю папку «Отчеты».

Если нужной папки нет, ее можно создать прямо в окошке. Для этого нажать на кнопку «Новая папка» вверху.

Проверяю, правильно ли выбрано место для сохранения. Оно будет написано в верхней части окна.

На заметку . Многие пользователи записывают свои таблицы в папку «Документы». Но я не советую хранить в ней важные данные, так как она ненадежна. Лучше записывать в Локальный диск D или другой подобный (кроме диска C). Подробнее читайте в этом уроке.

4 . Напечатайте название для вашего файла или оставьте таким, как предлагает компьютер. Название можно поменять в нижней части, в строке «Имя файла».

5 . Нажмите на кнопку «Сохранить».

Окошко исчезнет – это будет означать, что файл с таблицей записался в указанное место.

Теперь можно закрыть программу Excel и попробовать найти записанный файл в компьютере. Для этого откройте место, которое выбрали при сохранении. Там должен быть файл с указанным названием или стандартным именем «Книга 1».

Важно! При составлении таблицы лучше время от времени ее сохранять. Для этого используйте вот такую кнопку в верхнем левом углу программы:

Нажав на нее, таблица перезапишется. То есть записанный ранее вариант заменится новым. Это нужно, чтобы случайно не потерять данные. Ведь если в компьютере произойдет сбой (зависание, отключение электричества), то велика вероятность потери таблицы.

Сохранение электронных таблиц

ABBYY FineReder позволяет сохранить электронные таблицы в форматах XLSX, XLS и CSV.

Форматы XLSX и XLS

Как сохранить текст в формат XLS/XLSX:

  • Нажмите на стрелку возле кнопки сохранения результатов на главной панели инструментов и выберите из списка формат сохранения. Если нужного формата в списке нет, выберите пункт Сохранить в других форматах…, и в открывшемся диалоге сохранения выберите требуемый формат. Вы также можете сохранить документы, используя команду меню Файл>Сохранить документ как>Рабочая книга Microsoft Excel 97-2003.

Совет. В случае необходимости вы можете настроить дополнительные опции сохранения на закладке Сохранить>XLSX диалога Настройки (меню Сервис>Настройки…).

Данная закладка содержит следующие группы настроек:

Выбор режима сохранения оформления зависит от того, как вы будете использовать созданный документ в дальнейшем::

В полученном документе сохранятся начертание и размер шрифта, разбиение на абзацы, но не сохранится расположение объектов на странице и межстрочные интервалы. Таким образом, будет получен сплошной текст с выравниванием по левому краю. Для текста, в котором порядок чтения справа налево, выравнивание будет по правому краю.

Замечание. Любой текст с вертикальной ориентацией в данном режиме будет отображаться горизонтально.

В данном режиме форматирование текста не сохранится.

  • Игнорировать текст вне таблицы

Указывает, что в файл будут сохранены только таблицы.

  • Сохранять числовые данные в формате «Цифры»

Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате XLS числа будут сохранены в формате «Цифры». Этот формат в Excel используется для выполнения арифметических операций над ячейками, содержащими числа.

Отметьте эту опцию, если вы хотите, чтобы текст колонтитулов был сохранен. Если данная опция отключена, текст колонтитулов сохраняться не будет.

  • Создавать отдельную таблицу для каждой страницы (только XLSX)

Отметьте эту опцию, чтобы сохранить страницы исходного документа в отдельные листы документа Microsoft Excel.

При сохранении в формат XLSX вы также можете сохранить иллюстрации. Если распознанный текст содержит большое количество иллюстраций, то размер конечного файла может быть очень большим. Качество картинок и размер полученного файла зависят от выбранного значения в выпадающем списке Качество картинок.

  • Для того чтобы задать параметры сохранения картинок, выберите пункт Пользовательское…. В открывшемся диалоговом окне Пользовательские настройки выберите необходимые значения и нажмите кнопку ОК.
  • Если вы не хотите сохранять иллюстрации в распознанном тексте, убедитесь, что опция Сохранять картинки (только XLSX) не отмечена.
Читать еще:  Как привязать рисунок к ячейке excel

Формат CSV

Как сохранить текст в формат CSV:

  • Нажмите на стрелку возле кнопки сохранения результатов на главной панели инструментов и выберите из списка формат сохранения. Если нужного формата в списке нет, выберите пункт Сохранить в других форматах…, и в открывшемся диалоге сохранения выберите требуемый формат. Вы также можете сохранить документы, используя команду меню Файл>Сохранить документ как>Документ CSV.

Совет. В случае необходимости вы можете настроить дополнительные опции сохранения на закладке Сохранить>CSV диалога Настройки (меню Сервис>Настройки…).

Данная закладка содержит следующие группы настроек:

Параметры сохранения текста

  • Игнорировать текст вне таблицы

Указывает, что в файл будут сохранены только таблицы.

  • Разделять страницы символом конца страницы (#12)

Указывает, что при сохранении распознанного текста в формате CSV деление на страницы будет таким же, как и в исходном документе.

Указывает символ, который будет разделять столбцы данных в файле формата CSV.

Программа ABBYY FineReader автоматически подбирает кодовую страницу. Если вы хотите изменить кодовую страницу, выберите нужное значение в выпадающем списке в секции Кодировка.

Сохранение листов книги как отдельных файлов

Про сборку листов из нескольких книг в одну текущую я уже писал здесь. Теперь разберем решение обратной задачи: есть одна книга Excel, которую нужно «разобрать», т.е. сохранить каждый лист как отдельный файл для дальнейшего использования.

Примеров подобного из реальной жизни можно привести массу. Например, файл-отчет с листами-филиалами нужно разделить на отдельные книги по листам, чтобы передать затем данные в каждый филиал и т.д.

Если делать эту процедуру вручную, то придется для каждого листа выполнить немаленькую цепочку действий (выбрать лист, правой кнопкой по ярлычку листа, выбрать Копировать, указать отдельный предварительно созданный пустой файл и т.д.) Гораздо проще использовать короткий макрос, автоматизирующий эти действия.

Способ 1. Простое разделение

Нажмите сочетание Alt+F11 или выберите в меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor) , вставьте новый модуль через меню Insert — Module и скопируйте туда текст этого макроса:

Если теперь выйти из редактора Visual Basic и вернуться в Excel, а затем запустить наш макрос (Alt+F8), то все листы из текущей книги будут разбиты по отдельным новым созданным книгам.

Способ 2. Разделение с сохранением

При необходимости, можно созданные книги сразу же сохранять под именами листов. Для этого макрос придется немного изменить, добавив команду сохранения в цикл:

Этот макрос сохраняет новые книги-листы в ту же папку, где лежал исходный файл. При необходимости сохранения в другое место, замените wb.Path на свой путь в кавычках, например «D:Отчеты2012» и т.п.

Если нужно сохранять файлы не в стандартном формате книги Excel (xlsx), а в других (xls, xlsm, xlsb, txt и т.д.), то кроме очевидного изменения расширения на нужное, потребуется добавить еще и уточнение формата файла — параметр FileFormat:

Для основных типов файлов значения параметра FileFormat следующие:

  • XLSX = 51
  • XLSM = 52
  • XLSB = 50
  • XLS = 56
  • TXT = 42

Полный список всех вариантов можно посмотреть в справке MSDN.

Способ 3. Сохранение в новые книги только выделенных листов

Если вы хотите раскидать по файлам не все листы в вашей книге, а только некоторые, то макрос придется немного изменить. Выделите нужные вам листы в книге, удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl или Shift и запустите приведенный ниже макрос:

Создавать новое окно и копировать через него, а не напрямую, приходится потому, что Excel не умеет копировать группу листов, если среди них есть листы с умными таблицами. Копирование через новое окно позволяет такую проблему обойти.

Способ 4. Сохранение только выделенных листов в новый файл

Во всех описанных выше способах каждый лист сохранялся в свой отдельный файл. Если же вы хотите сохранить в отдельный новый файл сразу группу выделенных предварительно листов, то нам потребуется слегка видоизменить наш макрос:

Способ 5. Сохранение листов как отдельных PDF-файлов

Нужный нам код будет выглядеть следующим образом:

Способ 6. Готовый макрос из надстройки PLEX

Если лень или нет времени внедрять все вышеописанное, то можно воспользоваться готовым макросом из моей надстройки PLEX:

Как создать файл Эксель, открыть, сохранить, закрыть

Привет, друзья. Сегодня я расскажу, как создать файл Эксель, открыть уже существующий, сохранить его и закрыть.

Читать еще:  Как найти интервал в excel

Каждая рабочая книга Excel хранится в отдельном файле. Поэтому, очень важно уметь правильно обращаться с файлами. Здесь я опишу по нескольку способов выполнения действий с документами. Советую попробовать каждый и выбрать – какой из них самый удобный, а может, вы будете пользоваться многими из них.

Все выкладки на этом блоге я привожу из Microsoft Office 2013. Если вы пользуетесь другой версией – вид некоторых команд и окон могут немного отличаться, но их общий смысл сохраняется. Если вы не нашли описанный инструментарий в своей версии программы – спросите в комментариях или через форму обратной связи. Я обязательно отвечу на ваши вопросы.

Создание документа Эксель

Если программа Excel у вас еще не открыта, кликните на ярлыке MS Excel на рабочем столе или в меню Пуск. После загрузки Эксель, появится стартовое окно с выбором шаблонов. Для создания нового документа, кликните на одном из них, или выберите Пустая книга .

Стартовое окно Эксель

Если же MS Excel уже запущен, для создания:

  1. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N . После нажатия, будет немедленно создана новая рабочая книга
  2. Выполните ленточную команду Файл – Создать . Её выполнение приведёт к открытию стартового окна, где можно создать файл из шаблона, либо чистую книгу.

Как открыть документ Эксель

Если программа Эксель еще не запущена, чтобы открыть созданный файл, найдите его в проводнике Windows и дважды кликните по нему мышью. MS Excel будет запущен и сразу откроется выбранный вами документ.

Если программа уже запущена, есть несколько способов для открытия рабочей книги:

  1. Нажмите комбинацию Ctrl+O . После нажатия будет открыто окно Эксель, где можно выбрать один из последних файлов, с которыми вы работали. Либо же, можно открыть документ из облачного хранилища или любого подключенного к компьютеру диска
    Открытие документа Excel
  2. Это же окно можно увидеть, если выполнить на ленте Файл – Открыть . В левой части мы выбираем расположение файла. Справа – выбираем нужную рабочую книгу

Если в окне Открыть выбрать расположение Компьютер — Обзор , откроется окно проводника, где можно выбрать фильтр открываемого файла, а также, способ открытия:

  • Открыть – открывает выбранный файл Excel для редактирования
  • Открыть для чтения – открывает файл без возможности редактирования
  • Открыть как копию – создаёт дубликат документа и открывает его с возможностью редактирования
  • Открыть в браузере – если такая возможность поддерживается, открывает рабочую книгу в интернет-браузере
  • Открыть в режиме защищенного просмотра – открывает документ, применяя режим защищенного просмотра
  • Открыть и восстановить – программа попытается восстановить и открыть файл, который был аварийно закрыт без сохранения

Открытие файла с диска

Сохранение документа Эксель

Хотя в Microsoft Excel есть хорошие инструменты автосохранения и восстановления данных, я рекомендую завести привычку сохранять рабочую книгу время от времени, даже если не закончили работать с ней. Вы, как минимум, будете чувствовать себя более уверенными в том, что результаты вашей работы не потеряются.

Чтобы сохранить документ, могу предложить вам 4 способа:

  1. Используйте комбинацию клавиш Ctrl+S
  2. Используйте комбинацию клавиш Shift+F12 , или F12 (для сохранения документа под новым именем)
  3. Нажмите Сохранить на панели быстрого доступа
  4. Выполните ленточную команду Файл – Сохранить , или Файл – Сохранить как (если хотите сохранить книгу, как новый документ)

Если вы первый раз сохраняете свою рабочую книгу, любая из этих команд откроет окно Сохранить как , где вы сможете выбрать место сохранения, тип файла и его имя. Для этого, нажмите кнопку Обзор .

Окно «Сохранить как»

Если же вы сохраняли документ ранее, программа просто сохранит файл поверх последней сохранённой версии.

Как закрыть рабочую книгу Эксель

Когда работа с файлом закончена, лучше его закрыть, чтобы освободить системную память. Вы можете это сделать такими способами:

  • Нажать на крестик (х) в правом верхнем углу окна программы
  • Выполнить команду Файл – Закрыть
  • Дважды щёлкнуть на пиктограмме системного меню в верхнем левом углу окна
    Пиктограмма системного меню Эксель
  • Воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl+W , или Alt+F4

Если на момент закрытия в файле есть не сохраненные изменения, программа спросит, что нужно делать:

  • Сохранить – сохранить все изменения и закрыть документ
  • Не сохранять – закрыть рабочую книгу без сохранения
  • Отмена – не закрывать файл
    Закрытие рабочей книги Эксель

Вот и все способы обращения с файлами Эксель. А в следующем посте я расскажу, как настроить автосохранение вашей рабочей книги. До встречи!

Читать еще:  Что значит впр в excel

Сохранение и автовосстановление книг в Excel

Своевременное сохранение книг в Excel позволит Вам обезопасить себя от случайной потери данных, а функция автовосстановления восстановит Вашу работу после экстренного отключения компьютера. В данном уроке Вы научитесь сохранять файлы Excel как на локальном компьютере, так и в облачном хранилище OneDrive, а также устанавливать требуемые параметры автосохранения.

При создании новой книги Excel в первую очередь необходимо знать, как ее сохранить, чтобы в дальнейшем открывать и редактировать. Как и в предыдущих версиях программы, файлы Microsoft Excel можно сохранять на локальном компьютере. При желании документ можно сохранить в облачном хранилище OneDrive, а также экспортировать или открыть доступ напрямую из Excel.

Служба OneDrive прежде называлась SkyDrive. Фундаментальных различий в работе этих служб нет, просто новое название для существующего сервиса. В некоторых продуктах Microsoft на протяжении определенного времени еще может встречаться название SkyDrive.

Сохранить и Сохранить как

Существуют два способа сохранения книги в Microsoft Excel: Сохранить и Сохранить как. Данные опции работают схожим образом, за исключением некоторых различий.

  • Сохранить: При создании или редактировании документа используется команда Сохранить, когда нужно сохранить изменения. Эта команда используется в большинстве случаев. При первом сохранении книги необходимо присвоить название файлу и указать место для хранения на компьютере. Далее при нажатии команды Сохранить, файл сохраняется под тем же названием и в том же месте.
  • Сохранить как: Эта команда используется для создания копии документа, когда требуется сохранить оригинальный файл. Используя команду Сохранить как, необходимо присвоить другое имя и/или изменить место хранения нового файла.

Как сохранить книгу

Не забывайте сохранять изменения при создании новой книги или при внесении изменений в существующий файл. Своевременное сохранение зачастую предотвращает потерю Вашей работы. Обязательно запоминайте, куда Вы сохраняете свою работу, чтобы в дальнейшем ее было проще найти.

  1. Чтобы сохранить книгу, найдите и нажмите на кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа.
  2. Если Вы сохраняете документ в первый раз, появится панель Сохранить как представления Backstage.
  3. Здесь необходимо выбрать куда сохранить книгу и присвоить ей имя. Для того чтобы сохранить книгу на компьютере выберите Компьютер, затем нажмите Обзор. Кроме того, Вы можете выбрать службу OneDrive для сохранения книги.
  4. В появившемся диалоговом окне выберите место для сохранения книги на Вашем компьютере.
  5. Введите имя файла, затем нажмите Сохранить.
  6. Книга будет сохранена. При дальнейшем редактировании книги, можно снова нажать команду Сохранить, чтобы сохранить изменения.

Сохранить книгу можно просто нажав Ctrl+S на клавиатуре.

Использование Сохранить как для создания копии

Чтобы сохранить новую версию книги и при этом оставить оригинал, необходимо создать копию. Например, у Вас есть файл под названием “Отчет по продажам”, Вы можете сохранить его как “Отчет по продажам 2”. Теперь вы можете редактировать копию файла, при этом всегда иметь возможность возвратиться к его оригинальной версии.

Для этого выберите команду Сохранить как в представлении Backstage. Как и при первом сохранении, необходимо выбрать куда сохранить файл и присвоить ему имя.

Как изменить место сохранения по умолчанию

Если Вы не хотите использовать службу OneDrive, то, вероятно, расстроитесь, так как она выбрана по умолчанию в качестве места для сохранения файлов Excel. Если Вам неудобно каждый раз выбирать пункт Компьютер, Вы всегда можете изменить место для сохранения документов, выбранное по умолчанию.

  1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage.
  2. Нажмите Параметры.
  3. В появившемся диалоговом окне Параметры Excel выберите Сохранение и отметьте флажком пункт По умолчанию сохранять на компьютере, затем нажмите OK. Место сохранения файлов по умолчанию изменится.

Автоматическое восстановление

Во время работы над книгами, Excel автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить документ, воспользовавшись Автоматическим восстановлением, в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.

Как восстановить документ

  1. Откройте Excel 2013. При обнаружении автоматически сохраненных версий файла появится область Восстановление документов.
  2. Откройте восстановленный файл. Книга будет восстановлена.

По умолчанию Excel автоматически сохраняет книгу каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Excel может не успеть выполнить автосохранение.

Если Вы не видите нужный документ, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл, нажмите Управление версиями, а затем выберите Восстановить несохраненные документы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector