Tw-city.info

IT Новости
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как включить автосохранение в excel

Совместное редактирование и Автосохранение в Excel 2016

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

  • Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д.
  • При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда.
  • Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко.
  • В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения.

С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

. можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

  • Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
  • Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
  • Из вкладки Файлпропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy) :

Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows.

Предупреждение : реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — 1:

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Как настроить автосохранение в Excel

Кому в нашей стране не знакома ситуация: электричество в сети есть, а через секунду его нет, а источника бесперебойного питания и не было вовсе? А работали вы увлеченно, сохранять периодически результаты своего труда забывали. Или вы работали с несколькими окнами и машинально закрыли без сохранения то, в котором, как раз и было все самое важное. Печальный результат получается в любом случае. Как свести потери к минимуму, вы узнаете из этой статьи.

В любом приложении MS Office (в том числе и в Excel), начиная с самых ранних версий, имеется функция, позволяющая подстраховывать пользователя и сохранять его работу в автоматическом режиме (автосохранение). В некоторых случаях возникает желание изменить настройки функции. Действия пользователя в этом случае таковы:

  • выберите Файл (в более ранних версиях — офисную кнопку);
  • в Параметрах выберите Сохранение;
  • обратите внимание на периодичность автосохранения (на рисунке 5 минут) и на флажок у самой опции;
  • если вам нужна страховка не только от сбоя в питании, но и от собственноручного закрытия файла без сохранения, то установите флажок на соответствующую опцию и проверьте путь к автосохраненному файлу (тут вы сможете найти то, что забыли сохранить).

Чем чаще будет срабатывать автосохранение, тем за более короткий период возможна потеря данных. Но на процесс выделяется оперативная память и, если ваш компьютер чувствителен к этому, то слишком частое автосохранение будет раздражать кажущимся «зависанием» компьютера.

Если по каким-то соображениям вы не хотите оставить следов работы в Excel в виде автосохраненных копий, то в окне параметров можно выбрать файлы, которые должны быть исключениями.

Включение функции автосохранения обеспечивает вам восстановление всей рабочей книги (включая порядок следования, имена листов) в случае непреднамеренного некорректного завершения работы. Даже выделенными после восстановления будут те ячейки, с которыми вы работали в момент автосохранения. Просмотреть все сохраненные файлы вам будет предложено при следующей загрузке программы.

Из этого списка логично выбрать файл с самым поздним временем сохранения (хотя и не обязательно, можете вообще закрыть по очереди все файлы в списке).

Если вы не помните, что именно изменили в файле и не сохранили, то воспользуйтесь командой Показать восстановленные элементы.

Вы также вправе выбрать исходный файл (тот вариант, который был до автосохранения) из предложенного списка. После открытия выбранной копии вы можете сохранить файл обычным способом.

Не пренебрегайте настройками сохранения файлов. Это выручит вас в самых неожиданных ситуациях. А сведения из данной статьи помогут вам.

Автосохранение в Excel: как его настроить и где найти сохраненные файлы?

Автосохранение файлов Excel во время работы с программой — очень удобная функция, которая позволяет восстановить файлы, работа с которыми была прервана аварийно: был отключен свет, возникла ошибка программы или по какой-то другой причине, когда с файлом работали долго, а сохранить обычным способом не успели. На этот случай в программах офисного пакета Microsoft есть автосохранение, когда программа сама каждые сколько-то минут сохраняет изменения в файле. Как сделать автоматическое сохранение на своем ПК?

По умолчанию автосохранение в Excel 2003, 2007, 2010 и 2013 версий происходит каждые 10 минут, но это достаточно большое время, во время которого пользователь может ввести какие-то важные данные и рискует их потерять. Поэтому многие пользователи ставят автосохранение каждую 1 минуту.

Как настроить автосохранение в Excel?

Чтобы настроить автосохранение в Excel 2007 нажмите кнопку Office — Параметры Excel — Сохранение — откроется окно настроек автосохранения.

В Excel 2010 перейти к автосохранению можно: Файл — Параметры Excel — Сохранение — откроется окно настроек автосохранения.

Время автосохранения

Первая настройка — это вообще включение функции автосохранения и времени сохранения.

Минимальное время — одна минута. Файл будет сохраняться постоянно.

Если слабый компьютер, то это может тормозить работу с программой, и автосохранение лучше сделать пореже или вовсе отключить, на современных компьютерах автосохранение не заметно.

— Что делать, если не работает автосохранение в Excel?

— Зайдите в настройки сохранения (Файл — Параметры Excel — Сохранение) и поставьте соответствующую галочку (см. выше).

Папки автосохранения

Вторая настройка — это папки автосохранения, в которых будут храниться файлы сохраняющихся документов. Обычно это специальные рабочие папки, созданные самим Экселем для хранения таких файлов, ведь работать с ними приходится редко.

Если вы начинающий пользователь, то оставьте без изменения эти настройки. Вам, скорее всего, никогда не нужно будет искать эти файлы, потому что после аварийного закрытия программы Excel, она сама предлагает посмотреть несколько автосохраненных файлов на выбор в специальной панели.

— Где найти файлы автосохранения Excel на своем компьютере?

— Где хранятся файлы автосохранения?

— Зайдите в ФайлПараметры программы, вкладка Сохранение и посмотрите, куда сохраняются файлы — на скриншоте виден путь к нужной папке.

Как правило, это папка на диске С.

Как открыть автосохраненные файлы?

Как правило, если программа работает корректно, то искать папки автосохранения не нужно. Просто после аварийного закрытия программы ее нужно запустить заново, и все имеющиеся автосохраненные файлы будут показаны на специальной панели Восстановление документа.

На скриншоте приведен список из одного документа, но их может быть несколько. Какой же файл открывать? Посмотрите на время создания документа и откройте более поздний. Если это не тот файл, то посмотрите другие файлы из списка — для этого просто щелкните мышкой по названию файла.

Если сохранение происходит редко, то даже в последнем документе могут быть не все последние изменения файла — в этом случае придется заново проделать последнюю работу.

После завершения работы с сохраненными файлами Excel спросит, нужно ли их хранить дальше или нет. Если они больше не нужны, то нажмите «Не сохранять», если нужны или вы сомневаетесь, то сохраните в своей рабочей папке как копию документа.

Видеоурок «Основы работы с Excel»?

Об автосохранении смотрите с 06:24.

Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя
стало известно автору, войдите на сайт как пользователь
и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.

Есть мнение?
Оставьте комментарий

Понравился материал?
Хотите прочитать позже?
Сохраните на своей стене и
поделитесь с друзьями

Вы можете разместить на своём сайте анонс статьи со ссылкой на её полный текст

Ошибка в тексте? Мы очень сожалеем,
что допустили ее. Пожалуйста, выделите ее
и нажмите на клавиатуре CTRL + ENTER.

Кстати, такая возможность есть
на всех страницах нашего сайта

2007-2020 «Педагогическое сообщество Екатерины Пашковой — PEDSOVET.SU».
12+ Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-41726 от 20.08.2010 г. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
Адрес редакции: 603111, г. Нижний Новгород, ул. Раевского 15-45
Адрес учредителя: 603111, г. Нижний Новгород, ул. Раевского 15-45
Учредитель, главный редактор: Пашкова Екатерина Ивановна
Контакты: +7-920-0-777-397, info@pedsovet.su
Домен: https://pedsovet.su/
Копирование материалов сайта строго запрещено, регулярно отслеживается и преследуется по закону.

Отправляя материал на сайт, автор безвозмездно, без требования авторского вознаграждения, передает редакции права на использование материалов в коммерческих или некоммерческих целях, в частности, право на воспроизведение, публичный показ, перевод и переработку произведения, доведение до всеобщего сведения — в соотв. с ГК РФ. (ст. 1270 и др.). См. также Правила публикации конкретного типа материала. Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.

Для подтверждения подлинности выданных сайтом документов сделайте запрос в редакцию.

сервис вебинаров

О работе с сайтом

Мы используем cookie.

Публикуя материалы на сайте (комментарии, статьи, разработки и др.), пользователи берут на себя всю ответственность за содержание материалов и разрешение любых спорных вопросов с третьми лицами.

При этом редакция сайта готова оказывать всяческую поддержку как в публикации, так и других вопросах.

Если вы обнаружили, что на нашем сайте незаконно используются материалы, сообщите администратору — материалы будут удалены.

Применение функции автосохранения в Excel

Начиная с далеких 90-х годов прошлого века, во все приложения комбайна для работы с документами Microsoft Office была встроена функция автосохранения, через определенные промежутки времени сохраняющая текст, таблицу или презентацию в автоматическом порядке. Это очень удобно, особенно если вы работаете за стационарным компьютером или ноутбуком, и внезапно в квартире или офисе пропадает свет. При работе с документом вы явно не будете сохраняться каждую минуту, поэтому автосохранение является критически важной и необходимой составляющей любого программного продукта. В этой статье разговор пойдет о том, как работает функция автосохранения в табличном редакторе Excel.

Функция автосохранения в Excel 2016, 2013, 2010, 2007

В большинстве версий современного Экселя настройки автосохранения скрыты в недрах главного меню. Так, в Excel 2016, 2013 и 2010 нужно обратиться в раздел меню «Файл» и выбрать категорию «Параметры».

На открывшейся форме «Параметры Excel» перейдем в раздел «Сохранение» и подробней изучим доступные здесь опции.

Поле «Сохранять файлы в следующем формате» отвечает за совместимость форматов, используемых при автосохранении. Выбрав одно из доступных здесь расширений, вы тем самым зададите целевой результирующий формат для всей функции.

Следующее поле «Автосохранение каждые … мин» позволяет задать интервал, через который автосохранение будет срабатывать. Чем меньше будет этот временной промежуток, тем более частыми будут сохранения в фоновом режиме. Минимальный интервал составляет 1 минуту. Данное поле является важнейшим среди всех остальных, поскольку отвечает за работу всей функции в целом. Если эту галочку убрать, то автосохранение не будет задействовано совсем.

Но где же эти файлы будут сохраняться? За это отвечает элемент «Каталог данных для автовосстановления». Изучив или указав представленный тут каталог, вы получите абсолютный путь, по которому сохраненные файлы будут доступны.

Остальные настройки не имеют большого значения, поэтому на них мы особо останавливаться не будем.

В Excel 2007 все пункты меню имеют абсолютно идентичные названия, кроме названия вкладки ленты, служащей для доступа к настройкам. Здесь вам придется нажать на пиктограмму Office, а не на меню «Файл».

Применение и настройки функции автосохранения в Excel 2003

В ранних версиях Экселя для доступа к настройкам стоит обратиться к разделу «Сервис» — «Параметры».

В открывшейся форме откройте вкладку «Сохранение». Именно здесь сосредоточены все возможности для кастомизации параметров данной фичи.

Как и в более поздних версиях Экселя, поле «Сохранять данные для автовосстановления каждые … мин» отвечает за временной промежуток, через который данные будут сохраняться на жестком диске, а также соответствует возможности включения и отключения всей функции в целом. В свою очередь, поле «Каталог данных для автовосстановления» позволяет определить папку, где сохраненные файлы будут храниться, и где их всегда можно найти.

Функция автосохранения невероятно полезна и востребована, благодаря чему разработчики переносят ее из одной версии Экселя в другую практически без изменений.

Видеоинструкция

Применение функции автосохранения в Excel

Начиная с далеких 90-х годов прошлого века, во все приложения комбайна для работы с документами Microsoft Office была встроена функция автосохранения, через определенные промежутки времени сохраняющая текст, таблицу или презентацию в автоматическом порядке. Это очень удобно, особенно если вы работаете за стационарным компьютером или ноутбуком, и внезапно в квартире или офисе пропадает свет. При работе с документом вы явно не будете сохраняться каждую минуту, поэтому автосохранение является критически важной и необходимой составляющей любого программного продукта. В этой статье разговор пойдет о том, как работает функция автосохранения в табличном редакторе Excel.

Функция автосохранения в Excel 2016, 2013, 2010, 2007

В большинстве версий современного Экселя настройки автосохранения скрыты в недрах главного меню. Так, в Excel 2016, 2013 и 2010 нужно обратиться в раздел меню «Файл» и выбрать категорию «Параметры».

На открывшейся форме «Параметры Excel» перейдем в раздел «Сохранение» и подробней изучим доступные здесь опции.

Поле «Сохранять файлы в следующем формате» отвечает за совместимость форматов, используемых при автосохранении. Выбрав одно из доступных здесь расширений, вы тем самым зададите целевой результирующий формат для всей функции.

Следующее поле «Автосохранение каждые … мин» позволяет задать интервал, через который автосохранение будет срабатывать. Чем меньше будет этот временной промежуток, тем более частыми будут сохранения в фоновом режиме. Минимальный интервал составляет 1 минуту. Данное поле является важнейшим среди всех остальных, поскольку отвечает за работу всей функции в целом. Если эту галочку убрать, то автосохранение не будет задействовано совсем.

Но где же эти файлы будут сохраняться? За это отвечает элемент «Каталог данных для автовосстановления». Изучив или указав представленный тут каталог, вы получите абсолютный путь, по которому сохраненные файлы будут доступны.

Остальные настройки не имеют большого значения, поэтому на них мы особо останавливаться не будем.

В Excel 2007 все пункты меню имеют абсолютно идентичные названия, кроме названия вкладки ленты, служащей для доступа к настройкам. Здесь вам придется нажать на пиктограмму Office, а не на меню «Файл».

Применение и настройки функции автосохранения в Excel 2003

В ранних версиях Экселя для доступа к настройкам стоит обратиться к разделу «Сервис» — «Параметры».

В открывшейся форме откройте вкладку «Сохранение». Именно здесь сосредоточены все возможности для кастомизации параметров данной фичи.

Как и в более поздних версиях Экселя, поле «Сохранять данные для автовосстановления каждые … мин» отвечает за временной промежуток, через который данные будут сохраняться на жестком диске, а также соответствует возможности включения и отключения всей функции в целом. В свою очередь, поле «Каталог данных для автовосстановления» позволяет определить папку, где сохраненные файлы будут храниться, и где их всегда можно найти.

Функция автосохранения невероятно полезна и востребована, благодаря чему разработчики переносят ее из одной версии Экселя в другую практически без изменений.

Видеоинструкция

Читать еще:  Формулы и функции в excel
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector
×
×